Poslovni mejl na engleskom: šabloni i fraze za kopiranje
· Ažurirano · 7 min čitanja · Autor: Redakcija EasyPass
Poslovni mejl na engleskom ne mora da bude komplikovan. Većina poruka koje šalješ na poslu spada u nekoliko istih situacija: nešto pitaš, nešto nudiš, podsećaš, izvinjavaš se, zakazuješ sastanak ili se zahvaljuješ. Za svaku od njih ispod imaš šablon koji možeš da kopiraš i prilagodiš.
Ukratko: dobar poslovni mejl na engleskom ima konkretan naslov, pozdrav, jednu rečenicu koja kaže zašto pišeš, kratak sadržaj sa jasnim zahtevom i završni pozdrav. Za većinu poruka su dovoljni „Dear [ime]“ na početku i „Kind regards“ na kraju. Delove u uglastim zagradama zameni svojim podacima.
Kako izgleda struktura poslovnog mejla na engleskom?
Svaki šablon u ovom tekstu prati isti redosled:
- Subject (naslov): šta je tema i šta tražiš, u nekoliko reči. Na primer: „Quote request: English course for 10 employees“.
- Pozdrav: „Dear Ms Jones,“ ili „Hi Anna,“ ako ste već u prepisci.
- Svrha u prvoj rečenici: „I am writing to ask about…“ ili „I am following up on…“.
- Sadržaj: dve-tri kratke rečenice ili lista. Jedan pasus, jedna tema.
- Zahtev ili sledeći korak: šta tačno očekuješ i do kada.
- Završni pozdrav i potpis: „Kind regards,“ pa ime, pozicija i firma.
Ako primalac posle prve dve rečenice ne zna šta od njega tražiš, mejl je predugačak ili nejasan.
Šabloni poslovnih mejlova za kopiranje
Upit (inquiry)
Koristi ga kada prvi put kontaktiraš firmu ili osobu i tražiš informaciju, cenu ili dostupnost. Predstavi se u jednoj rečenici i nabroj pitanja, da bi odgovor bio lak.
Subject: Inquiry about [proizvod/usluga]
Dear [Mr/Ms Prezime],
My name is [Ime Prezime] and I am the [pozicija] at [firma].
I am writing to ask about [proizvod/usluga].
Could you please let me know:
- the price for [količina]
- the delivery time to [grad, država]
- whether you offer [dodatna usluga]
I would be grateful if you could reply by [dan, datum].
Kind regards,
[Ime Prezime]
[Pozicija], [Firma]
[Telefon]
Ponuda (offer)
Za slanje ponude posle upita ili razgovora. Prvo se zahvali na interesovanju, pa daj suštinu ponude u telu mejla, a detalje u prilogu. Primalac ne treba da otvara PDF da bi znao osnovno.
Subject: Offer for [usluga] – [naziv firme primaoca]
Dear [Ime],
Thank you for your interest in [usluga].
As discussed, I am pleased to send you our offer:
- Scope: [šta je uključeno]
- Price: [iznos i valuta], [sa PDV-om ili bez]
- Timeline: [rok]
You will find the full offer attached. This offer is valid until [datum].
Please let me know if you have any questions. I would be happy to arrange a short call.
Best regards,
[Ime Prezime]
Podsetnik (follow-up)
Kada nisi dobio odgovor. Budi ljubazan i ne prebacuj. Ponovi o čemu je reč, da primalac ne mora da traži stari mejl, i daj novi rok.
Subject: Follow-up: [tema prethodnog mejla]
Dear [Ime],
I am following up on my email of [datum] about [tema].
I understand you are busy, so here is a short summary:
[jedna-dve rečenice o tome šta ti treba]
Could you please let me know by [datum] whether [konkretno pitanje]?
Thank you in advance.
Kind regards,
[Ime Prezime]
Blaža varijanta za prvu rečenicu: „I just wanted to check whether you had a chance to look at my previous email.“
Izvinjenje (apology)
Kada si napravio grešku ili kasniš. Priznaj problem u jednoj rečenici, ne pravdaj se dugo i odmah reci šta preduzimaš.
Subject: Apologies for [problem]
Dear [Ime],
Please accept my apologies for [problem, npr. the delay in delivering the report].
This happened because [kratko objašnjenje, ako je potrebno].
To fix this, we will [rešenje] by [datum].
I will make sure that [kako sprečavaš da se ponovi].
Thank you for your patience and understanding.
Kind regards,
[Ime Prezime]
Zahtev za sastanak (meeting request)
Reci zašto predlažeš sastanak, koliko traje i ponudi dva ili tri termina. Kada radiš sa ljudima iz drugih zemalja, uvek navedi vremensku zonu (Srbija je u CET, a leti u CEST).
Subject: Meeting request: [tema]
Dear [Ime],
I would like to suggest a short meeting to discuss [tema].
It should take about [30] minutes.
Would any of these times work for you?
- [dan, datum] at [vreme] CET
- [dan, datum] at [vreme] CET
- [dan, datum] at [vreme] CET
If none of these suit you, please let me know a time that does.
I can send a [Zoom/Teams/Google Meet] link or meet at your office.
Best regards,
[Ime Prezime]
Zahvalnica (thank-you)
Posle sastanka, intervjua ili pomoći. Budi konkretan: napiši na čemu se zahvaljuješ i šta je sledeći korak.
Subject: Thank you for [sastanak/pomoć]
Dear [Ime],
Thank you for taking the time to meet with me on [dan].
I really appreciated [konkretna stvar, npr. your feedback on our proposal].
As agreed, I will [sledeći korak] by [datum].
I look forward to working with you.
Kind regards,
[Ime Prezime]
Kojim pozdravom da počneš mejl?
| Pozdrav | Kada se koristi |
|---|---|
| Dear Mr Smith, / Dear Ms Jones, | Prvi kontakt, formalna prepiska, kada znaš prezime. „Ms“ je standard za žene kada ne znaš bračno stanje. |
| Dear Anna, | Poslovno, ali ste već u kontaktu ili se primalac tako potpisuje. |
| Hi Anna, / Hello Anna, | Kolege i partneri sa kojima redovno komuniciraš. |
| Dear Hiring Manager, / Dear [naziv tima] Team, | Kada znaš ulogu ili tim, ali ne i ime. |
| Dear Sir or Madam, | Formalno pismo kada ne znaš ništa o primaocu. Ako možeš da saznaš ime, bolje je. |
| Hi all, / Dear all, | Mejl za više ljudi. |
Američki engleski piše tačku posle titule (Mr., Ms.), a britanski obično ne (Mr, Ms). Oba su ispravna, samo budi dosledan.
Kako da završiš poslovni mejl?
| Pozdrav | Kada se koristi |
|---|---|
| Kind regards, | Najsigurniji izbor za većinu poslovnih mejlova. |
| Best regards, | Isto što i Kind regards, nešto manje formalno. |
| Best, / Thanks, | Kolege i kratke poruke u toku prepiske. |
| Yours sincerely, | Formalno pismo kada si primaoca oslovio imenom (britanska praksa). |
| Yours faithfully, | Formalno pismo koje počinje sa „Dear Sir or Madam“ (britanska praksa). |
| Sincerely, | Formalni završetak u američkom engleskom. |
Pre pozdrava korisne su rečenice: „Please let me know if you have any questions.“, „I look forward to hearing from you.“ i „Thank you for your help.“
Koje greške najčešće pravimo u poslovnim mejlovima na engleskom?
- „Respected Mr. Smith“. Doslovan prevod za „Poštovani“. Na engleskom se kaže „Dear Mr Smith“.
- „Dear Mr. Marko“. Titula ide uz prezime, ne uz ime. Ili „Dear Mr Petrović“, ili samo „Dear Marko“.
- „Eventually“ u značenju „eventualno“. Eventually znači „na kraju, posle nekog vremena“. Za „eventualno“ reci „possibly“ ili „if needed“.
- „Actually“ u značenju „aktuelno“. Actually znači „zapravo“. Za „aktuelno“ reci „current“ ili „up to date“.
- „Informations“, „advices“, „equipments“. Ove imenice u engleskom nemaju množinu: information, advice, equipment. Kaže se „some information“ ili „a piece of advice“.
- „In attachment you have…“. Prirodnije je „I have attached…“ ili „Please find attached…“.
- Datumi kao 05/03. Amerikanac to čita kao 3. maj, a Britanac kao 5. mart. Piši „5 March“ ili „March 5“.
- Previše direktni zahtevi. „Send me the report“ zvuči kao naredba. „Could you please send me the report?“ traži isto, ali ljubazno.
- „ASAP“ i uzvičnici. Napiši konkretan rok: „by Friday, 12 March“.
- Članovi a i the. Srpski nema članove, pa ih često izostavljamo. Pre slanja pročitaj mejl i proveri imenice u jednini.
Šta da proveriš pre nego što pošalješ mejl?
- Da li naslov kaže temu i šta tražiš?
- Da li je ime primaoca tačno napisano?
- Da li prva rečenica objašnjava zašto pišeš?
- Da li je jasno šta primalac treba da uradi i do kada?
- Da li si stvarno dodao prilog koji pominješ?
- Da li su pozdrav na početku i na kraju na istom nivou formalnosti?
Ako ti treba više reči za sastanke, ponude i ugovore, pogledaj tekst Poslovni engleski: osnovni termini koje moraš da znaš.
Kako da pišeš sigurnije bez šablona?
Šabloni pomažu u svakodnevnim situacijama, ali kada treba da pregovaraš, odgovoriš na reklamaciju ili napišeš nešto osetljivo, potrebno je da znaš jezik. Na EasyPassu možeš da nađeš profesore poslovnog engleskog koji rade sa tvojim pravim mejlovima i situacijama sa posla, na časovima jedan na jedan. Ako ne znaš od kog nivoa da kreneš, prvo proveri svoj nivo engleskog besplatno.
