Kako napisati poslovni e-mail na engleskom? Saveti i primeri kao brza pomoć u pisanju mail-ova

Da li želite da vaši poslovni emailovi na engleskom budu jasni i profesionalni? Da li želite da ostavite dobar prvi utisak i da se ne pitate da li vas osoba koja mail čita smatra neobrazovanim ili nekulturnim? Ovaj vodič je upravo za vas! Korak po korak, naučićete sve što vam je potrebno da biste postali majstor poslovne email komunikacije na engleskom.

Osnovna struktura poslovnog e-mail-a

Hajde da odmah pređemo na stvar i razbijemo mit da je pisanje poslovnih mejlova na engleskom komplikovano. U ovom odeljku, otkrićemo jednostavnu, ali moćnu strukturu koju možeš primeniti na svaki email koji napišeš. Zamisli to kao recept za savršen poslovni mejl – imaš sve sastojke i korake, a rezultat je uvek odličan!

Bez obzira da li šalješ zahtev, ponudu, potvrdu ili bilo koju drugu vrstu poslovne poruke, ova struktura će ti pomoći da tvoj email bude jasan, profesionalan i efikasan. Da li ste spremani da naučimo tajnu formulu? Idemo!

Subject line (Naslov mejla) – tvoj email treba da puca u centar od prve reči

Naslov mejla je tvoja prva (i možda jedina) šansa da zainteresuješ primaoca da otvori tvoju poruku. Zato, pažljivo biraj reči! Evo nekoliko smernica za kreiranje efektnih naslova:

Budi jasan/na i konkretan/na– Naslov treba da precizno odražava sadržaj mejla. Izbegavaj neodređene fraze i koristi ključne reči koje će primaocu odmah dati do znanja o čemu se radi.

Dobri primeri:

• Meeting Confirmation – Project X Kickoff – August 15th at 10 AM– Jasno se vidi da je reč o potvrdi sastanka za konkretan projekat i vreme.
• Request for Proposal: Website Translation Services (English-Serbian)– Odmah je jasno da tražiš ponudu za prevodilačke usluge, a navedene su i jezičke kombinacije.
• Quick Question about Your Marketing Strategy– Ovaj naslov je manje formalan, ali i dalje jasan i konkretan.
• Invoice #12345 for [Naziv usluge] Due on [Datum]– Ovaj naslov je direktan i informativan, idealan za slanje faktura.

Loši primeri:

• Hello– Ovo je previše generično i ne govori ništa o sadržaju mejla.
• Urgent!!!– Preterano korišćenje uzvičnika deluje neprofesionalno i može odbiti primaoca.
• Important Information– Ovo je previše neodređeno i ne daje primaocu dovoljno informacija da proceni važnost mejla.
• Re– Ovo je korisno samo kada odgovaraš na postojeći mejl, ali čak i tada je bolje dodati nešto konkretnije.

Dodatni saveti:

• Drži se kratkih naslova– Idealno je da naslov ima do 50 karaktera, kako bi se ceo prikazao u pregledu inboxa.
• Koristi brojeve– Brojevi privlače pažnju i mogu učiniti naslov konkretnijim (npr. “5 saveta za uspešan marketing na društvenim mrežama”).
• Personalizuj naslov: Ako je moguće, dodaj ime primaoca ili naziv kompanije u naslov kako bi mejl bio relevantniji.

Zapamti: Naslov mejla je tvoja prva prilika da ostaviš dobar utisak. Iskoristi je mudro!

Pozdrav kao temelj profesionalne komunikacije

Pozdrav u poslovnom mejlu je kao rukovanje na početku sastanka – postavlja ton za dalju interakciju. Pravilan izbor pozdrava pokazuje poštovanje, profesionalizam i svest o poslovnom bontonu.

Formalni pozdravi, kada igrati na sigurno? 

U formalnim situacijama, kada komuniciraš sa nekim koga ne poznaješ dobro, ili kada je tema ozbiljna, najbolje je držati se tradicionalnih i formalnih pozdrava:

• Dear Mr./Ms. [Prezime] – ovo je najsigurnija opcija kada znaš prezime primaoca, ali nisi siguran/na u pol ili titulu.
• Dear [Ime Prezime] – koristi ovo kada ne znaš pol primaoca, ili kada želiš da budeš posebno formalan/na.

Dodatni formalni pozdravi:

• To Whom It May Concern – ova opcija je prikladna kada ne znaš ime osobe kojoj se obraćaš (npr. prijava za posao).
• Dear Hiring Manager – koristi ovo kada se obraćaš određenoj ulozi, a ne konkretnoj osobi.
• Dear Sir or Madam – ovo je manje personalizovano, ali i dalje prihvatljivo u formalnim situacijama.

Manje formalni pozdravi 

Kada imaš već uspostavljen odnos sa primaocem ili kada je komunikacija opuštenija, možeš koristiti manje formalne pozdrave:

• Dear [Ime] – ovo je prijateljski, ali i dalje profesionalan pozdrav.
• Hi [Ime] – ovo je još opuštenija opcija, pogodna za kolege sa kojima si u dobrim odnosima.
• Good morning/afternoon/evening [Ime] – ovaj pozdrav dodaje lični dodir i pokazuje obzir prema vremenskoj zoni primaoca.

Pozdravi koje treba izbegavati

• Hey/Hi there – ovi pozdravi su previše neformalni za poslovnu komunikaciju.
• Yo/Sup – ovo su potpuno neprikladni pozdravi za bilo kakvu poslovnu komunikaciju.
• [Ime]! – izbegavaj da se obraćaš samo imenom bez pozdrava, jer to može delovati grubo i nepristojno.

Dodatni saveti

• Prilagodi se kulturi kompanije– Neke kompanije imaju stroža pravila o formalnosti u komunikaciji. Ako nisi siguran/na, bolje je biti previše formalan/na nego previše neformalan/na.
• Obrati pažnju na to kako se primalac potpisuje– Ako primalac koristi manje formalan pozdrav u svojim mejlovima, možeš i ti slediti taj primer u budućoj komunikaciji.
• Koristi zdrav razum– Uvek razmisli o kontekstu i prirodi odnosa sa primaocem pre nego što odabereš pozdrav.

Zapamti

Pravilan pozdrav je mali, ali važan korak ka izgradnji profesionalnog imidža i uspešnoj poslovnoj komunikaciji.

Uvodni Paragraf – U srž stvari, ali sa stilom

Uvodni paragraf tvog poslovnog mejla je kao aperitiv pre glavnog jela – treba da probudi apetit primaoca i nagovesti šta sledi. Ovaj deo treba da bude kratak, jasan i da odmah uspostavi svrhu tvoje poruke.

Evo kako da napišeš uvodni paragraf koji će ostaviti dobar utisak:

1. Predstavi se (ako je potrebno)– Ako prvi put kontaktiraš primaoca, važno je da se predstaviš. Navedi svoje ime, poziciju i kompaniju. Ovo će pomoći primaocu da te identifikuje i shvati kontekst tvoje poruke.
   Primeri:
   • “My name is [Ime] and I am the [Pozicija] at [Naziv kompanije].”
   • “I am writing to you on behalf of [Naziv kompanije].”
2. Navedi svrhu mejla– Jasno i direktno navedi razlog zbog kojeg pišeš. Ovo će pomoći primaocu da se fokusira na ključne informacije i brže odgovori na tvoj mejl.
   Primeri:
   • “I am writing to inquire about…”
   • “I am contacting you in regards to…”
   • “I am following up on our previous conversation about…”
   • “I would like to request your assistance with…”
3. Budi ljubazan/na i pokaži poštovanje– Čak i u formalnim mejlovima, važno je da budeš ljubazan/na i da pokažeš poštovanje prema primaocu. Ovo će stvoriti pozitivnu atmosferu i olakšati dalju komunikaciju.
   Primeri:
   • “Thank you for taking the time to read this email.”
   • “I appreciate your time and consideration.”
   • “I hope this email finds you well.”

Primer uvodnog paragrafa:

Dear Ms. Johnson,

My name is Marko Petrović and I am the Sales Manager at ABC Company. I am writing to you today to inquire about the possibility of partnering with your company on an upcoming marketing campaign.

Dodatni saveti:

• Izbegavaj nepotrebne fraze– Nemoj koristiti fraze poput “I hope this email finds you well” ako se obraćaš nekome sa kim često komuniciraš.
• Drži se teme– Nemoj uključivati nebitne informacije u uvodni paragraf. Sačuvaj detalje za glavni deo mejla.
• Budi koncizan/na– Uvodni paragraf treba da bude kratak i jasan, obično ne više od 2-3 rečenice.

Zapamti: Uvodni paragraf je tvoja prilika da zainteresuješ primaoca i navedeš ga da pročita ostatak mejla. Uloži malo truda u njega i videćeš rezultate!

Glavni sadržaj – budi jasan/na kao dan

Glavni sadržaj tvog mejla je mesto gde iznosiš sve bitne informacije, argumente i detalje. Ovde treba da budeš što jasniji/a i koncizniji/a, kako bi primalac lako razumeo tvoju poruku i preduzeo potrebne akcije.

Evo nekoliko ključnih smernica za pisanje efektnog glavnog sadržaja:

1. Struktura i organizacija: Podeli sadržaj na logične pasuse, koristeći prazne redove između njih. Svaki pasus treba da se fokusira na jednu temu ili ideju. Ovo će olakšati čitanje i razumevanje tvog mejla.
2. Jasnoća i preciznost: Koristi jednostavan i direktan jezik. Izbegavaj žargon, skraćenice i previše tehničkih termina, osim ako si siguran/na da ih primalac razume. Takođe, izbegavaj dvosmislene izraze i budi što precizniji/a u svojim formulacijama.
3. Konciznost: Trudi se da budeš što kraći/a, ali ne na uštrb jasnoće. Niko nema vremena da čita dugačke i zamršene mejlove. Izbaci sve nepotrebne informacije i fokusiraj se na ono što je zaista bitno.
4. Isticanje ključnih informacija: Koristi nabrajanja (bullet points) da istakneš važne tačke ili korake. Takođe, možeš koristiti bold ili italic font da naglasiš ključne reči ili fraze.
5. Poziv na akciju (ako je potrebno): Ako želiš da primalac preduzme neku akciju (npr. da odgovori na pitanje, potvrdi sastanak, pregleda dokument), jasno to navedi na kraju glavnog sadržaja.

Primeri:

• Zahtev za informacijama

I am writing to inquire about the status of Project X. Could you please provide me with an update on the following:

• Current progress
• Expected completion date
• Any potential roadblocks

I would appreciate it if you could get back to me by the end of the week.

• Obaveštenje o promeni:

Please note that the deadline for submitting your proposal has been extended to Friday, September 1st.

We apologize for any inconvenience this may cause.

• Ponuda saradnje:

We are excited about the possibility of collaborating with your company on [projekat/inicijativa]. We believe that our expertise in [oblast] would be a valuable asset to your team.

We have attached a detailed proposal outlining our services and fees. Please take a look and let us know if you have any questions.

Zapamti- Glavni sadržaj je srce tvog mejla. Uloži vreme i trud da ga učiniš jasnim, informativnim i lakim za čitanje. Tako ćeš povećati šanse da dobiješ željeni odgovor.

Završni Paragraf – završi sa stilom

Završni paragraf je kao mašna na poklonu – zaokružuje celu poruku i ostavlja finalni utisak. Zato, nemoj ga shvatati olako! Ovaj deo treba da bude kratak, ljubazan i da jasno ukaže na sledeće korake.

Evo kako da napišeš završni paragraf koji će ostaviti pozitivan trag:

1. Zahvali se: Uvek je lepo zahvaliti se primaocu na vremenu i pažnji koju ti je posvetio/la. Ovo je jednostavan gest koji pokazuje poštovanje i profesionalizam.
   Primeri:
   • “Thank you for your time and consideration.”
   • “Thank you for your assistance.”
   • “I appreciate your help with this matter.”
   • “Thank you for your prompt response.”
2. Pozovi na akciju (ako je potrebno): Ako želiš da primalac preduzme neku akciju, jasno to navedi u završnom paragrafu. Ovo može biti poziv da te kontaktira, da zakaže sastanak, da pregleda dokument ili da odgovori na tvoje pitanje.
   Primeri:
   • “I look forward to hearing from you soon.”
   • “Please feel free to contact me if you have any questions.”
   • “I am available for a meeting at your earliest convenience.”
   • “Please let me know if you need any further information.”
3. Izrazi poštovanje: Završi mejl sa izrazom poštovanja. Ovo je standardna praksa u poslovnoj komunikaciji i pokazuje da ceniš primaoca i njegov/njen doprinos.
   Primeri:
   • “Sincerely,”
   • “Best regards,”
   • “Yours truly,”
   • “Kind regards,”
   • “Respectfully,”

Primer završnog paragrafa:

Thank you again for considering our proposal. Please do not hesitate to contact me if you have any questions or would like to schedule a follow-up meeting.

Sincerely,

[Tvoje ime i prezime]

Dodatni saveti:

• Budi dosledan/na– Ako si koristio/la formalni pozdrav na početku mejla, koristi i formalni izraz poštovanja na kraju.
• Izbegavaj nepotrebne fraze– Nemoj koristiti fraze poput “I hope you have a nice day” u formalnim mejlovima.
• Personalizuj završetak– Ako je prikladno, dodaj lični komentar ili želju (npr. “I wish you a successful launch of your new product”).

Zapamti– Završni paragraf je tvoja poslednja prilika da ostaviš pozitivan utisak. Budi ljubazan/na, profesionalan/na i jasan/na u svojoj komunikaciji.

Potpis kao tvoj profesionalni otisak u digitalnom svetu

Potpis u poslovnom mejlu je više od pukog navođenja tvog imena. To je tvoja digitalna vizit karta koja ostavlja trajan utisak o tebi i kompaniji koju predstavljaš. Dobro osmišljen potpis olakšava primaocu da sazna više o tebi i kako da te kontaktira.

Evo šta treba da sadrži tvoj profesionalni email potpis:

1. Ime i prezime– Uvek navedi svoje puno ime i prezime. Izbegavaj nadimke ili skraćenice, osim ako nisi siguran/na da ih primalac poznaje.
2. Titula/pozicija– Navedi svoju trenutnu poziciju u kompaniji. Ovo će primaocu dati jasnu sliku o tvojoj ulozi i odgovornostima.
3. Naziv kompanije– Obavezno navedi naziv kompanije za koju radiš. Ovo će pomoći primaocu da te poveže sa tvojom organizacijom i izgradi poverenje.
4. Kontakt informacije– Uključi svoju poslovnu email adresu i broj telefona. Možeš dodati i link ka veb sajtu kompanije ili profilu na LinkedIn-u.
5. Dodatne informacije (opciono)– U zavisnosti od prirode tvog posla, možeš dodati i druge relevantne informacije, kao što su adresa kompanije, logo, slogan ili link ka tvom portfoliju.

Primeri profesionalnih potpisa:

Opcija 1: Osnovni potpis

[Tvoje ime i prezime]

[Titula]

[Naziv kompanije]

Tel: [Broj telefona]

Email: [Email adresa]

Website: [Veb sajt kompanije]

Opcija 2: Potpis sa društvenim mrežama

[Tvoje ime i prezime]

[Titula]

[Naziv kompanije]

Tel: [Broj telefona]

Email: [Email adresa]

Website: [Veb sajt kompanije]

[LinkedIn ikona] [Link ka LinkedIn profilu]

Opcija 3: Potpis sa sloganom

[Tvoje ime i prezime]

[Titula]

[Naziv kompanije]

[Slogan kompanije]

Tel: [Broj telefona]

Email: [Email adresa]

Website: [Veb sajt kompanije]

Dodatni saveti:

• Koristi profesionalnu fotografiju– Ako želiš da personalizuješ svoj potpis, dodaj svoju profesionalnu fotografiju.
• Drži se jednostavnog dizajna– Izbegavaj previše boja, fontova ili slika. Potpis treba da bude pregledan i lak za čitanje.
• Ažuriraj svoj potpis redovno– Uveri se da su sve informacije u tvom potpisu tačne i ažurne.

Zapamti: Tvoj potpis je tvoja digitalna vizit karta. Učini da bude profesionalan, informativan i da ostavlja dobar utisak.

Tvoj sledeći korak ka efikasnijoj komunikaciji

Sada kada si ovladao/la osnovama pisanja poslovnih mejlova na engleskom, vreme je da svoje veštine podigneš na viši nivo. Zamisli kako bi bilo da tvoj svaki mejl bude samouveren, jasan i da ostavlja snažan utisak. Sa pravim alatima i praksom, to je apsolutno moguće!

EasyPass je tu da ti pomogne da ostvariš svoje ciljeve. Naši personalizovani paketi časova engleskog jezika su dizajnirani da unaprede tvoju poslovnu komunikaciju i daju ti samopouzdanje koje ti je potrebno da se istakneš u poslovnom svetu.

Zašto odabrati EasyPass?

• Iskusni profesori– Naši predavači su stručnjaci za poslovni engleski i imaju bogato iskustvo u radu sa profesionalcima iz različitih oblasti.
• Fleksibilnost– Uči kada i gde tebi odgovara, uz online časove koji se prilagođavaju tvom rasporedu.
• Personalizovani pristup– Naši kursevi su prilagođeni tvojim individualnim potrebama i ciljevima.
• Fokus na rezultate– Naš cilj je da ti pomognemo da postigneš konkretne rezultate u svojoj poslovnoj komunikaciji.

Ne dozvoli da te jezička barijera sputava u ostvarivanju tvog punog potencijala. Iskoristi priliku da unaprediš svoje znanje engleskog jezika i otvoriš vrata ka novim poslovnim mogućnostima.

Kontaktiraj nas danas! EASSY PASS